Mode de fonctionnement des abscences

Le système permet aux gestionnaires comme aux cavaliers d’annuler une réservation d’une reprise, mais contrairement au gestionnaire, le cavalier ne peut pas annuler sa réservation au delà du délais maximum déterminé par le gestionnaire (soit 12h ou 24h à l’avance) dans l’interface de configuration des planning (Voir comment interdire l’inscription x heures avant le début de la séance).

De plus, le gestionnaire peut limiter le nombre d’heures pour le rattrapage. (Voir comment limiter le nombre d’heures de rattrapage).

Dans le cas où un cavalier n’a pas annulé ou signalé son abscence au cours avant le délai prescrit, la reprise est considérée comme étant effectuée, donc facturée.

Dans le cas où le cavalier annule sa réservation

Quand un cavalier se prend à temps pour se désinscrire d’une reprise c’est compté comme une absence justifiéé et donne droit au rattrapage dans la limite du nombre d’heures autoriées pour le rattrapage. Si par exemple la séance a une durée d’une heure, il affiche 1h disponible.

Le système reporte dans le détail de la carte du cavalier, les abscences justifiées ( réservations annulées dans les délais requis).

Lorsque le cavalier se réinscrit à un autre créneau ça devient une récupération. Le système indique dans le détail de la carte le nombre d’heures récupérées.

La séance de rattrapage est aussi indiquée dans le details de la carte du cavalier.

Dans le cas où le gestionnaire annule la réservation du cavalier

1er cas : Dans ce cas, si le gestionnaire annule la réservation du cavalier à partir de l’interface de gestion de la séance dans le planning, cela fonctionne de la même façon que lorsque le cavalier annule lui même sa réservation : l’annulation de la réservation est considérée comme une abscence justifiées et donne droit au rattrapage dans la limite du nombre d’heures autoriées pour le rattrapage. 

2ème cas : Dans le cas ou le gestionnaire supprime la réservation à partir de l’interface d’édition de la carte du cavalier, cela n’est pas considéré comme abscence justifiée (la réservation n’apparait plus dans le listing des réservations du cavalier, mais le système affiche la séance comme étant une séance disponible qui peut être récupérée si le gestionnaire le permet : voir la gestion des heures de rattrapage maximales).

Régulariser une séance de rattrapage suite à une abscence

Si la réservation est annulée à partir de l’interface de gestion de la séance dans le planning, que ça soit par le cavalier lui même ou bien par le gestionnaire, le cavalier pourra s’inscrire lui même sur le même cours ou un autre cours pour rattraper la séance.

Si le nombre d’heures d’abscence est limité par exemple à 3h, le cavalier ne pourra pas avoir droit à une quatrième heure de récupération si le gestionnaire ne le permet pas dans l’interface de gestion de la carte du cavalier en activant le "Rattrapage Max +".

Voir "Comment augmenter le nombre de séances rattrapables pour un cavalier"