Définir les modes de paiement d’une commande
Le système de gestion de Céléris vous permet de définir, pour une commande, plusieurs modes de paiement. Ainsi, pour une commande donnée vous allez pouvoir proposer des paiements fractionnés en plusieurs tranches et avec différents modes. Pour se faire :
Paiement fractionné :
- Si vous avez déjà enregistré un paiement juste pour valider la commande, vous pouvez cliquez sur l’onglet "Changer ou relancer le mode de Paiement" pour enregistrer de nouveaux paiements
- Supposons que le montant total de la commande est de 440 euros, on va choisir un mode de paiement par chèque et répartir la somme sur plusieurs paiements (04) avec un intervalle de paiement d’un mois, pour cela, il faudra cocher la case "Répartir la somme sur plusieurs paiements" et spécifier le nombre et l’intervalle de paiement.
- Dans le cas de paiement pa CB, vous pouvez préparer les paiements pour le compte du client et lui envoyer la commande pour qu’il puisse procéder au paiement.
Une fois que vous enregistrez le paiement, le système va fractionner le montant en 4 fois et créer automatiquement 4 paiements d’un montant de 110 euros chacun avec les dates d’échéances requises, et une facture proforma est ainsi créée.
Pour valider la commande et les prestations rattachées :
- Il faudra dans le cas de paiement par virement ou pas espèces, enregistrer les paiements (la commande proforma se créée) et il faudra les valider une fois que ces derniers seront reçus.
- Lorsqu’il s’agit de paiements par chèques, il faudra alors renseigner, pour les paiements (si seulement vous avez reçu les chèques), les références du chèque (numéro de chèque et la banque émettrice). Lorsque vous validez le premier paiement la commande passera "En paiement" et les réservations rattachées vont être validées. Une facture sera alors générée. Par la suite, il va falloir valider les encaissements en pointant les remises de banque après encaissement des chèques par votre banque. (Voir la section Gestion des remises).
Paiement intégral :
Pour faire un paiement intégrale du montant de la commande, il faudra :
- Choisir un mode de paiement parmi les paiements proposés : soit par chèque, espèce, virement, chèque vacance, carte bancaire
- Définir une date d’échéance en déroulant l’outil de l’agenda de la "Date d’échéance" et enregistrer le paiement.
- Le statut de la commande passera "En paiement" (et les réservations rattachées ne seront validées que lorsque le paiement sera marqué comme étant encaissé). Une facture sera alors générée.
Remarque : Dans le cas ou un avoir sur une facture a été enregistré pour le compte du client, dans le système de gestion de Céléris, le montant de l’avoir pourrait être utilisé dans le paiement d’une autre commande et serait proposé parmi les modes de paiement.
Le système de gestion de Céléris permet aussi d’enregistrer un paiement qui excède le montant de la commande. Par exemple si on enregistre un paiement de 150euros pour une commande de 120euros, le système génère automatiquement le montant de l’avoir, qui est l’excédent de 30euros, qui pourra être remboursé ou bien utilisé dans le paiement de la facture du client ou bien les membres de sa famille.
Exemple :
Paiement avec multiples variantes :
Si on veut fractionner le paiement en 2 (ou plusieurs) tranches avec différents mode de paiements, on peut spécifier le mode et le montant de chaque paiement.
Par exemple si j’ai un montant de 410 euros, je peux enregistrer un premier paiement de 100 euros par chèque et un deuxième paiement de 310 euros par virement avec la date d’échéance requise en déroulant l’outil de l’agenda de la "Date d’échéance".
- Une fois que vous validez le premier paiement de 100 euros, il faudra renseigner les références du chèque (numéro de chèque et la banque émettrice).A la validation de ce premier paiement, le statut de la commande passera "En paiement" et les réservations rattachées seront validées et par la suite vous allez devoir valider l’encaissement en pointant la remise de banque après encaissement du chèque par votre banque.
- Vous remarquerez que le système affiche une alerte vous informant qu’il manque un montant à payer de 310 euros pour régulariser la commande. Il faudra alors procéder au deuxième règlement.
- Une fois que vous enregistrer le paiement de 310 euros par virement, vous allez devoir, par la suite, valider l’encaissement après avoir confirmer l’encaissement auprès de votre banque.
Comment changer le mode de paiement
Pour changer le mode de paiement dans une commande, il faudra que le paiement ne soit pas validé :
- Editez d’abord la commande, en cliquant sur l’icône représendant le crayon
- Supprimer le paiement existant (en cliquant sur supprimer le paiement) ; un nouveau cadre alors s’affiche vous permettant de choisir d’autres possibilités de paiement dont vous avez convenu avec le client, (soit un paiement par carte bancaire, par chèque, chèques vacances, espèce ou par virement) et aussi la répartition des paiements par échéances.
- Une fois que vous validez le paiement, le statut de la commande change "En paiement" et une facture est générée.
Etat des paiements
Le suivi des paiements se fait à partir de l’onglet "Gestion" _ "Gestion des paiements".
- Si vous voulez afficher toutes les commandes passées par un client donné, utilisez l’outil "Rechercher un utilisateur"
- Si vous voulez afficher toutes les commandes passées par les différents clients pour un intervalle de temps donné, utilisez l’outil "recherche sur intervalle"
Le système vous donne une vue synthétique de la somme des montants non réglés et ceux que vous devez vérifier afin de compléter les informations de règlements manquants.
Aussi dans la fênetre d’affichage, vous trouverez un récapitulatif des états des règlements, notamment la date d’échéance, le mode et le statut de règlement.
Vous pouvez aussi filtrer les différents statuts des paiements en cliquant sur les icônes en couleur qui représentent le statut de la commande.
Un tableau affiche la liste de toutes les commandes du site ; il présente notamment, les détails de règlement (référence du paiement et la banque) que vous pouvez modifier en cliquant sur la case y afférent.
Relancer des paiements
Le système de gestion de Céléris, vous permet de relancer les clients pour l’acquittement de leurs créances arrivées à échéance.
- Il suffit de cliquer sur le bouton "En attente" dans la barre d’outils
- Cochez distinctement ou bien sur l’ensemble des cases correspondantes aux clients à relancer
- Puis cliquez sur le bouton "Relancer les paiements sélectionnés" , en bas de la liste sélectionnée
- Assurez-vous qu’une adresse mail est bien enregistrée dans la fiche du client, faute de quoi le mail ne lui sera pas envoyé.