Le système de gestion CÉLÉRIS permet de prendre les inscriptions avant le début de la saison. Pour cela, il faudra commencer d’abord par configurer les périodes correspondantes pour la nouvelle année.
Attention ! Dès lors que vous aurez modifié les périodes d’abonnements, Il ne sera plus possible de vendre d’abonnements ou d’adhésion pour l’année en cours ! Toutes les adhésions et abonnements vendus seront relatifs à la nouvelle année !
Planning d’été
Si vous devez établir le programme d’été, il faudra le faire avant de commencer le programme de la nouvelle saison. Dans le cas contraire, le système bloquera toute modification pour le programme d’été afin de ne pas écraser le programme de la nouvelle saison qui a été établi auparavant. Toutefois vous pourrez ajouter les séances à partir de l’édition détaillée sans altérer le programme de la nouvelle année.
Il est important de suivre toutes les étapes décrites ci-après pour que toutes les modifications soient prises en compte.
Configurer les périodes de la nouvelle année
Dans le menu "Gestion" cliquer sur "Configuration" puis sélectionner "Planning & reprises".
Editer les périodes existantes (annuelle et éventuellement trimestrielles) de l’année en cours en modifiant la date de début et la date de fin de chaque période pour correspondre à celle de la nouvelle année.
Il est imoprtant de modifier les périodes déjà existantes et non pas conserver les périodes de l’année en cours et rajouter de nouvelles pour la nouvelle année.
Par exemple pour les périodes d’abonnement pour l’année 2019/2020 elles sont comme suit :
Modifier les périodes d’abonnement en cliquant sur l’outil en forme de crayon à côté de chaque période d’abonnement :
Les nouvelles périodes d’abonnement pour l’année 2020/2021 pourraient être comme suit :
Remarque : Vous pouvez adapter les périodes que vous souhaitez proposer pour cette nouvelle année en ajoutant ou en supprimant les périodes que vous souhaitez.
Modifier les plannings de cours
Une fois les nouvelles périodes configurées, il faudra reprendre la programmation des plannings pour la nouvelle année.
Pour ce faire, cliquer à partir du menu Gestion" "Configuration" sur "Gestion des plannings".
Remarque : Il est recommandé de modifier les cours existants et de créer uniquement les nouveaux cours pour la nouvelle année pour garder l’historique et simplifier l’accès aux cavaliers.
Tout en bas de la page, vous trouverez la liste des cours programmés pour l’année en cours :
Vous pouvez cliquer directement sur l’outil en forme de crayon pour ouvrir l’interface d’édition de chaque cours.
Remarque : La modification de l’intitulé du cours affectera également les séances de l’année en cours.
Modifier les plages de disponibilité pour chaque cours
Les périodes de disponibilité correspondent aux périodes de l’année pendant lesquelles il y a cours. (date de début et date de fin incluses)
Dans notre exemple, les périodes de l’année en cours sont les suivantes :
Avant : Les périodes existantes pour l’année en cours 2019/2020
Supprimer les périodes définies en cliquant sur la croix à droite de chacune d’elles, puis créer de nouvelles périodes pour la nouvelle année en prenant en compte éventuellement les vacances scolaires de la nouvelle année ou autre considération. Le programme de l’année actuelle ne sera pas impacté !
Après : Les périodes définies pour l’année prochaine 2020/2021
Ajuster les séances pour la nouvelle année
Mettre à jour les séances hebdomadaires (plages de disponibilité) en supprimant/modifiant/ajoutant les séances pour correspondre à la programmation de la nouvelle année. Les cours de l’année actuelle ne seront pas impactés !
Renseigner la date d’effet
Après avoir configuré les nouvelles périodes de disponibilité et les cours pour la nouvelle année, vous devez indiquer la date à partir de laquelle les modifications prendront effet, afin que cela ne puisse affecter la programmation de l’année en cours.
Il faudra donc, renseigner le champ "Appliquer à partir du", qui est la date à partir de laquelle les modifications vont être appliquées, dans notre exemple, ça sera en date du début de la prochaine période qui est le : 01 Septembre 2020.
Enregistrer afin que la modification prenne effet
Vérifier que le planning de la nouvelle année a bien été généré et modifier éventuellement les tarifs d’abonnement pour la nouvelle année.
Vous pourrez continuer à appliquer les changements sur l’ensemble des cours.
Notre conseil :
Il serait préférable de faire l’opération pour un premier cours au complet, c’est à dire : après la modification des périodes d’abonnement, la configuration des périodes de disopinibilité du cours, et probablement l’ajustement des tarifs du cours ; celà permettra de s’assurer que tout a été bien configuré pour ce premier cours (s’assurer que les bonnes périodes ont été générées surtout lorsque de nouvelles périodes ont été ajoutées, le bon nombre de séance et les bons tarifs calculés) et s’il y ’a un souci dans la génération du planning de ce premier cours, on se rend compte au début , avant de faire les modifications pour les autres cours.