Le système de gestion de Céléris permet l’automatisation des factures réccurentes, en générant des factures à intervalle régulier, comme celle des pensions par exemple.
Pour automatiser une commande réccurente il faudra :
- Affichez la commande depuis l’interface “Gestion des commandes", ou bien à partir de la section "Gérer les commandes du cavalier" à partir de son profil.
- Cliquez sur la flèche recourbée qui se trouve en haut à droite de la page.
- Dans l’interface qui s’ouvre, il faudra indiquer la date de la prochaine facturation, qui est la date à laquelle la première facture automatisée sera générée.
- Indiquez la périodicité de la facturation et la date de fin de facturation si celle ci est déjà connue, sinon laissez le champs libre , et vous pourrez par la suite, suspendre l’automatisation, ainsi la création de factures ne sera plus efectuée.
- .En cochant la case "Notification par email", un email sera automatiquement envoyé, au client dans la boite mail renseignée dans son profil, à la date de génération de chaque facture
- Le système vous indiquera, avant d’enregistrer, les informations sur la date de la 1ere facture et la dernière ainsi que le nombre total des factures qui seront générées
Une fois les paramètres de facturation automatique définis, le système se chargera de créer, pour la périodicité que vous avez choisie, une facture qui sera envoyée par mail au client. Le client pourra aussi retrouver la facture dans l’espace de son profil, pour effectuer le règlement à travers le site.
Dans le profile du cavalier, les commandes automatiques sont indiquées par une demi flèche recourbée, et le système affiche une indication sur la commande à partir de laquelle l’automatisation a été générée :
Comment afficher la liste des commandes reccurentes
Pour retrouvez la liste de toutes les commandes à partir desquelles vous avez créé l’automatisation :
- Cliquez sur l’onglet "Gestion" _ "Gestion des commandes" puis cliquez sur le bouton "Commandes automatiques".
- L’outil de recherche permet de faire une rechercher par nom de client, référence de la commance, montant de la commande.
- Il aussi possible de cliquer sur les intitulés : Client_ Prochaine facturation_ Périodicité_ Dernière facturation_ Montant, afin de faire un classement par ordre alphabétique (pour les noms des clients), ou bien par ordre croissant ou décroissant (pour la prochaine facturation, périodicité, dernière facturation et montant).
- Dans la liste des commandes automatisées, vous pouvez voir un aperçu de la commande (en cliquant sur l’outil en forme de carré vert), afficher la commande ou bien supprimer/ désactiver l’automatisation de la commande.
Remarque : Le système affiche un message et indique en surbrillance certaines commandes s’il trouve le nom d’un client en double ; il faudra alors vérifier si l’automatisation du même produit n’a pas été faites en deux fois pour le compte du même client.
Aussi, pour des raisons techniques liées au serveur de messagie, le système de gestion de Céléris, ne génère et n’envoit pas toutes les commandes automatisées à chaque fois le même jour et à la même heure, mais l’envoi se fera automatiquement à un certain moment ou le serveur ne sera pas encombré (par exemple l’envoi peut se faire à une certaine heure durant la nuit).
Maintenant si vous souhaitez envoyer une ou plusieurs commandes avant qu’elle ne soient générées, il est possible de forcer la génération des commandes automatisées.