La carte d’accès exceptionnel permet aux cavaliers autorisés à réserver sur un planning d’accès exceptionnel qui ne doit pas être débité d’une carte ou d’un abonnement. Cela peut être notamment, le cas pour les propriétaires ou même pour les cavaliers du club si vous décidez de leur permettre d’accéder sans décompte des heures de leurs cartes et forfaits.
Pour créer la carte d’accès exceptionnel, aller dans Gestion -> Gestion des cartes
Cliquer en bas sur le bouton "Ajouter une carte"
La carte peut être partagée si les membres d’une même famille sont susceptibles de se relayer pour le travail du cheval.
Il est possible de définir une limite hebdomadaire au niveau de la carte pour limiter le nombre de séances par semaine.
Il faut restreindre l’utilisation de la carte au planning d’accès exceptionnel souhaité (elle ne pourra être utilisée sur aucun autre cours).
Remarque : Il est possible de créer plusieurs cartes d’accès exceptionnels, chacune dédiée à la programmation d’une structure ; ou bien créer une carte globale, qui permet la réservation sur la programmation de toutes les structures. La séparation peut être utile si vous souhaitez contrôler l’accès aux différentes structures, selon le cavalier, en affectant les bonnes cartes aux bons cavaliers.
Pour créer la carte aller dans "Gestion" -> "Gestion des cartes"
Enregistrer pour créer le modèle de la carte et passer à l’affectation des cartes aux cavaliers concernés.
Affectation des cartes
Pour affecter la carte à un cavalier sans passer par la facturation, il suffit de cliquer sur le bouton "affecter une carte"
Choisir le cavalier bénéficiaire
Définir une période de validité suffisamment attendue pour absorber des extensions éventuelles de la période de confinement (voir exemple ci-dessous). Dans tous les cas, cette carte ne pourra être utilisée sur autre chose que l’accès exceptionnel.
Il est également possible d’étendre la date de fin de validité par la suite.
Une fois que toutes les cartes sont affectées, on peut procéder à l’adaptation du fonctionnement global du système pour la période de confinement.