Dans la mesure ou la restriction est de 6 personnes sur une même structure. Chaque structure ouverte peut donc faire l’objet d’une programmation séparée (Grande carrière, petite carrière,...).
Attention ! Il n’est pas autorisé d’utiliser les structures couvertes de type manège si une alternative est possible.
Il peut être opportun de séparer la programmation des accès pour les cavaliers propriétaires de ceux des cavaliers club notamment si vous souhaitez débiter les séances réservées des cartes et abonnements des uns et pas des autres.
Exemple
Dans une structure avec 2 carrières, vous pouvez potentiellement définir 4 programmations si vous souhaitez utiliser les deux carrières pour les deux types de cavaliers
- accès propriétaire carrière 1
- accès propriétaire carrière 2
- accès club carrière 1
- accès club carrière 2
Attention ! si vous programmez 2 séances au même moment, il faut que le nombre de place total soit au maximum de 6
Ou en faire 2 si vous souhaitez spécialiser les infrastructures
- accès propriétaire carrière 1
- accès club carrière 2
Avec la limitation à 3 cavaliers par équidé, le nombre de séance journalière proposé doit être limité de sorte à ce que vous ne dépassiez pas cette limite.
Exemple : si vous avez 24 équidés, le nombre total de séances par jour (tout type confondu) ne devra pas dépasser 3 * 24 / 6 = 12
On peut toute fois imaginer de prévoir un nombre de séances un peu plus important dans la mesure où il est très peu probable que l’on puisse remplir complètement toutes les séances.
Il est recommandé d’espacer les séances de 30 minutes à 1 heure afin de minimiser les croisements entre cavaliers notamment sur les parkings et prendre en compte le temps d’accueil et de mise en place des mesures sanitaires (lavage des mains, vérification des réservations, préparation éventuelle,...).
L’accès au centre équestre devra être limité aux seuls cavaliers autorisés ayant durement réservé leur accès préalablement en ligne ou par téléphone.
Pour cela il, faut commencer par créer les plannings d’accès en renseignant toutes les séances prévues sur la période souhaitée.
Aller dans Gestion -> Gestion des plannings
Tout en bas cliquer sur le bouton ajouter une programmation
Il convient de limiter le nombre de personnes simultanément admises à 6 si aucun planning parallèle n’est organisé sur la structure ou au nombre adéquat dans le cas contraire pour que le total des réservations faites sur un même créneau sur la structure ne puisse excéder 6.
La période doit être définie jusqu’au 1er décembre minimum sachant que celle-ci pourra facilement être étendue en ré-éditant le planning.
L’ensemble des séances doivent être renseignées.
Si vous souhaitez que la séance soit débitée des cartes ou abonnements du client, il ne faut pas cocher la case "limiter l’accès aux séances aux détenteurs d’une carte dédiée" Cela permettra de régulariser automatiquement la réservation sur les cartes disponibles. Pour que les abonnements puissent également être débités, il faudra absolument activer cela au niveau de la configuration (voir la section correspondante).
Dans le cas contraire, notamment pour le planning d’accès des propriétaires, il faudra cocher "limité aux seuls détenteurs d’une carte dédiée" afin que seuls les détenteurs d’une carte d’accès exceptionnelle puissent y avoir accès.
On peut également limiter le nombre de séances hebdomadaires afin de garantir une possibilité de réservation équitable entre les différentes personnes ayant accès.
Après avoir enregistré, penser à configurer pour chaque accès les niveaux autorisés afin que seuls les cavaliers ayant le niveau adéquat puissent en bénéficier.
Dans cet exemple, on a créé un planning avec un accès exceptionnel pour les propriétaires accessible sans décompte de carte et limité à 6 personnes sur la grande carrière 1 ainsi qu’un planning d’accès réglementé limité à 6 personnes accessible aux cavaliers avec un décompte des heures sur leurs cartes et abonnements sur la carrière 2. Le nombre de personnes total par infrastructure restant limité à 6.
On peut imaginer de regrouper l’accès des cavaliers club et celui des proprios sur la même structure, mais dans ce cas, il faudra soit les organiser sur deux horaires différents avec une limite à 6. Si les accès sont organisés au même moment, il faudra que le total des places disponibles soit de 6 tout accès confondu (Ex proprios : 2, club : 4).
Différentes situations peuvent être imaginées. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
Vous pouvez procéder à la création de la carte dédiée qui permettra la réservation aux cavaliers ayant un accès qui ne doit être décompté de leurs cartes et abonnements (Ex : Proprios)
Voir "Comment créer une Carte accès exceptionnel"